Ufficio per il buon senso applicato ai progetti · Capitolo 9 di 12
Conoscenze che restano
Qui si separano nettamente due cose: che cosa si può delegare, e che cosa facciamo e non facciamo con le conoscenze.
Le conoscenze nelle teste sono un rischio evitabile
C'è una differenza decisiva tra ciò che sa una persona e ciò che sa l'organizzazione. Finché le conoscenze stanno solo nelle teste, lasciano l'azienda non appena una testa la lascia. Per un'organizzazione non è sfortuna, ma un rischio evitabile, e ridurlo fa parte del compito di conduzione.
Che cosa si può delegare, e che cosa no
Qui vale la pena fare una distinzione sottile ma importante, che spesso si confonde. Il chiarimento stesso, cioè elaborare le basi, preparare le informazioni, sviluppare proposte, tutto questo può e deve essere delegato. Nessuno si aspetta che la conduzione raccolga di persona ogni base. Ciò che non si può delegare sono le decisioni legate alla responsabilità di conduzione.
La preparazione può passare per molte mani, la decisione resta alla conduzione. Tracciare bene questo confine alleggerisce e protegge al tempo stesso.
Che cosa facciamo con le informazioni legate ai progetti, e che cosa no
Strutturiamo e sosteniamo la documentazione delle informazioni e dei documenti necessari per la conduzione e il controllo dei progetti. A tal fine mettiamo a disposizione modelli di progetto, checklist e strutture adeguati. Su richiesta, modo di procedere, ruoli, modelli e checklist possono essere raccolti in un manuale di progetto digitale dell'organizzazione.
Non stabiliamo però in generale dove vengano documentate tutte le informazioni o tutti i risultati di progetto. I risultati di progetto specialistici possono continuare a essere gestiti nei sistemi, negli archivi e negli strumenti previsti a tale scopo.
Il confine resta così chiaro: l'Ufficio non è l'archivio centrale di tutte le informazioni di progetto né una soluzione completa di gestione delle conoscenze per l'intera azienda. Il suo focus sono le informazioni di conduzione e di controllo che rendono i progetti tracciabili e governabili per l'organizzazione.
Quanto un'organizzazione sia già avanzata in questo, da una gestione delle conoscenze dipendente dalle persone a una autoapprendente, lo mostra il livello di maturità nel capitolo 7.