Ufficio per il buon senso applicato ai progetti · Capitolo 10 di 12
Il modello di riferimento: lavorare in modo diverso, condurre insieme
I progetti sono diversi. Il modo in cui un'organizzazione li conduce non deve esserlo ogni volta da capo.
Progetti diversi, percorsi diversi
Un progetto edilizio segue una logica diversa da uno sviluppo software. Un progetto organizzativo e di cambiamento richiede passi di lavoro diversi da un acquisto. Le aziende lavorano con tipi di progetto e modelli di processo diversi – per esempio con approcci classici o agili, HERMES, PRINCE2, SAFe, RUP, DIN 69901-5, SIA, ASAP o un modo di procedere proprio; anche gli approcci basati su PMI si possono inquadrare. Non è un problema. Un modo di procedere deve adattarsi al compito e all'organizzazione.
Diventa difficile solo quando con ogni tipo di progetto scompare anche la conduzione comune. Se ogni iniziativa parla una lingua diversa, conosce punti decisionali diversi e descrive il proprio stato in modo diverso, l'organizzazione perde la visione d'insieme. È proprio qui che interviene il modello di riferimento dell'Ufficio.
Che cosa resta uguale anche se i progetti sono diversi
Il modello di riferimento non è un ulteriore metodo di progetto. È un quadro di conduzione comune al di sopra di modi di procedere diversi. La sua idea è semplice: lo svolgimento concreto del progetto può variare. La conduzione dell'organizzazione ha comunque bisogno di punti affidabili in cui decidere, controllare e assumersi la responsabilità.
Per questo il modello di riferimento traccia un arco: Impulso di progetto → inizializzazione → concezione → realizzazione → introduzione → utilizzo
Lungo questo percorso si trovano milestone di management. Danno orientamento alla conduzione e creano momenti definiti in cui un'iniziativa può essere esaminata e decisa. Sotto, lo svolgimento vero e proprio del progetto può essere diverso. Il lavoro di progetto varia; la governabilità resta.
Neutrale rispetto ai metodi, non privo di struttura
L'Ufficio non chiede a un'azienda di abbandonare il proprio metodo collaudato. Chi ha già un modo di procedere proprio può mantenerlo. Metodi, fasi e milestone possono essere adattati all'organizzazione. Il modello di riferimento crea sopra di essi una visione comune, senza uniformare il modo di lavorare concreto sottostante.
Non si tratta quindi di rendere tutti i progetti uguali. Si tratta di poter condurre insieme progetti di tipo diverso.
Quali modi di procedere si possono inquadrare
- HERMES: il metodo di project management orientato ai risultati sviluppato in Svizzera, standard nell'Amministrazione federale e diffuso in cantoni, comuni e aziende. Chi lavora con HERMES non deve rinunciarvi.
- PRINCE2: un metodo diffuso a livello internazionale con ruoli chiari, giustificazione economica continua e conduzione per fasi.
- Basato su PMI: un modo di procedere specifico dell'azienda che si orienta agli standard del Project Management Institute, per esempio alla PMBOK Guide.
- SAFe: Scaled Agile Framework, per coordinare modi di lavorare agili e lean oltre i singoli team.
- SIA: norme e modelli di prestazione della Società svizzera degli ingegneri e degli architetti per la pianificazione e la realizzazione di progetti edilizi.
- RUP, ASAP, DIN 69901-5: un metodo software iterativo, una logica di introduzione SAP e una norma terminologica – ognuno rappresenta una logica esistente che si può inquadrare.
- Modo di procedere proprio: Decisivo è che si adatti all'organizzazione, sia comprensibile e possa essere applicato in modo affidabile.
Spiegazioni dettagliate si trovano nel glossario.
Cinque livelli di responsabilità, un unico legame
Di questa conduzione comune fanno parte cinque livelli di responsabilità: strategia, portafoglio, controllo, conduzione e svolgimento. Rispondono a una domanda diversa da quella degli otto ambiti di chiarimento.
- Gli otto ambiti di chiarimento chiedono: che cosa deve essere chiarito nella gestione del nuovo?
- I cinque livelli di responsabilità chiedono: chi porta quale responsabilità?
- Il livello di maturità chiede: fin dove è arrivata l'organizzazione?
Queste tre prospettive si completano e non vanno confuse tra loro. Un ambito di chiarimento come i diritti decisionali o le informazioni affidabili può riguardare contemporaneamente più livelli di responsabilità. Per questo gli otto ambiti di chiarimento non vengono ridotti ai cinque livelli.
Dall'impulso di progetto all'utilizzo
Nel capitolo 1 abbiamo distinto tra linea e logica di progetto. Il modello di riferimento rende visibile un percorso di progetto tipico: un'iniziativa inizia con un impulso o una commessa, viene chiarita, concepita, realizzata e introdotta o consegnata. Nei progetti di cambiamento interni l'arco della conduzione arriva fino all'utilizzo; nei progetti per i clienti fino a una consegna affidabile e al risultato concordato.
Una milestone di management dopo l'introduzione indica che non ci si chiede più solo se un risultato di progetto è stato creato e introdotto, ma se regge davvero nell'esercizio e sviluppa l'utilità attesa. Così l'idea dell'Ufficio diventa concreta: il nuovo deve diventare collaudato. Come si chiama questo punto e dove si trova si può stabilire in modo specifico per l'organizzazione o integrare in un metodo esistente.