Tecnologia per colloqui migliori, non per decisioni automatiche

Un gran numero di candidature doveva essere esaminato, i colloqui condotti e le basi decisionali preparate per HR in tempi brevi. Solo nei primi giorni sono arrivate oltre 80 candidature, con altre in continua lavorazione.

Un processo tradizionale avrebbe comportato un elevato carico manuale: valutare singolarmente i dossier di candidatura, trascrivere in seguito gli appunti dei colloqui, mettere insieme affermazioni da fonti diverse, riscrivere i profili dei candidati per HR, registrare e confrontare manualmente le aspettative salariali e individuare le domande aperte per i colloqui successivi. Questo lavoro è necessario, ma assorbe molto tempo senza produrre automaticamente colloqui migliori o decisioni migliori.

La domanda centrale era quindi come la tecnologia potesse aumentare la qualità nel recruiting senza sostituire lo scambio personale. L'obiettivo non era classificare i candidati il più rapidamente possibile o escluderli automaticamente, ma rappresentare ogni persona nel modo più completo possibile e coerente con la sua reale esperienza, con le sue affermazioni e con le sue capacità.

Ogni candidata e ogni candidato viene trattato come persona, non come record di dati. I colloqui si svolgono di persona e, anche dopo un rifiuto, resta la possibilità di uno scambio diretto in cui chiarire domande, spiegare decisioni e discutere il riscontro. Questo dialogo è una parte consapevole del processo di recruiting – la tecnologia non deve creare distanza, ma migliorare la qualità dello scambio.

Una parte centrale del processo evoluto è la trascrizione dei colloqui. Ciò significa che chi conduce il colloquio non deve più concentrarsi contemporaneamente sulla conversazione, sugli appunti a mano e su una sintesi successiva. La trascrizione consente di raccogliere in modo completo le affermazioni rilevanti, con meno vuoti di memoria e minore perdita di dettagli, una migliore tracciabilità, sintesi più precise, profili più solidi e una preparazione più mirata dei colloqui successivi. Il colloquio stesso resta guidato dalle persone – la tecnologia aiuta poi a elaborare in modo completo e strutturato ciò di cui si è parlato.

Un CV riflette solo in parte una persona. I colloqui rivelano spesso competenze, esperienze, motivazioni e contesti che non emergono dai soli documenti scritti. Collegare i dossier di candidatura con i contenuti trascritti dei colloqui crea un profilo più differenziato. Non si tratta di valutare le persone con un punteggio automatico, ma di riprodurre con precisione le loro affermazioni e di preparare per HR le informazioni rilevanti in modo comprensibile – così i candidati non vengono giudicati solo in base a titoli professionali o singole parole chiave, ma la loro reale esperienza e le loro spiegazioni acquistano maggiore peso.

Quenaris viene impiegato come logica di supporto per strutturare e formulare i contenuti. La soluzione aiuta in particolare a organizzare le informazioni provenienti da colloqui e documenti, mettere insieme le affermazioni rilevanti, formulare i profili in modo coerente, rendere visibili i punti aperti, preparare i risultati in modo comprensibile per HR e creare strutture confrontabili tra più candidati. Quenaris non prende decisioni di selezione – la tecnologia aiuta a presentare le informazioni in modo completo, coerente e chiaro, mentre valutazione e responsabilità restano alle persone coinvolte.

I riscontri di circa 60 profili di candidati sono stati utilizzati per registrare in modo strutturato le aspettative salariali indicate. L'elaborazione è automatizzata e permette di presentare con chiarezza dati reali provenienti dal processo di recruiting in corso e di valutarli secondo criteri rilevanti – per esempio quali aspettative salariali vengono indicate per determinate funzioni, quali fasce compaiono ai diversi livelli di esperienza, dove si collocano scostamenti significativi, come i riscontri si rapportano alle bande retributive previste e dove servono chiarimenti o discussioni. L'analisi non fissa i salari; migliora la base per un inquadramento tracciabile.

Il processo attuale si basa sull'esperienza di un precedente mandato di recruiting con circa 400 candidature, in cui l'IA era già stata impiegata per strutturare in modo più efficace grandi volumi di candidature. Nel progetto attuale questo approccio è stato sviluppato ulteriormente – con una raccolta più completa dei colloqui, l'elaborazione automatizzata delle trascrizioni, una formulazione più coerente dei profili, un collegamento più stretto tra documenti, affermazioni e riscontri, l'elaborazione automatizzata dei dati salariali, una preparazione più diretta delle informazioni per HR e, allo stesso tempo, un ampliamento dello scambio personale. Questo ha aumentato ulteriormente l'efficienza: singole fasi di lavoro che manualmente possono richiedere uno o due giorni lavorativi si concludono in poche ore – a seconda del compito, un'accelerazione di circa cinque-dieci volte.

La maggiore velocità non significa dedicare meno tempo ai candidati – è vero il contrario. Poiché trascrizione, strutturazione e formulazione sono supportate tecnicamente, resta più tempo per i colloqui personali, le domande di approfondimento, le valutazioni accurate, i riscontri individuali, i colloqui dopo un rifiuto e un coordinamento attento con HR. La tecnologia riduce il lavoro amministrativo – non sostituisce né il colloquio né la responsabilità.

Il processo è stato pensato perché ne traggano beneficio entrambe le parti. Per i candidati i colloqui personali restano centrali, le affermazioni vengono raccolte in modo più completo, l'esperienza viene rappresentata in modo più differenziato e le informazioni importanti si perdono più difficilmente; lo scambio resta possibile anche dopo un rifiuto e la persona non viene ridotta a un CV o a un punteggio. Per l'azienda grandi volumi di candidature restano gestibili, HR riceve profili più solidi, i contenuti dei colloqui sono documentati in modo tracciabile, le aspettative salariali vengono valutate in modo strutturato, il lavoro manuale successivo si riduce e le decisioni possono basarsi su un patrimonio informativo più ampio.

Lo stato finora: oltre 80 candidature in pochi giorni, elaborazione continua di ulteriori candidature, esperienza da un mandato precedente con circa 400 candidature, circa 60 profili come base per l'analisi salariale automatizzata, colloqui personali con i candidati, la possibilità di restare in contatto anche dopo un rifiuto, trascrizione e preparazione strutturata dei colloqui, impiego di Quenaris per struttura e formulazione e una riduzione delle singole fasi di lavoro da giorni a ore – con una qualità informativa più alta sia per HR sia per i candidati.