HERMES
Die Rolle des Auftraggebers in HERMES
Wenn ein Projekt nicht vorankommt, wird meist die Projektleitung gefragt, was los ist. Nach meiner Erfahrung liegt das Problem aber oft eine Stufe höher, beim Auftraggeber. HERMES beschreibt diese Rolle sehr genau. Es lohnt sich deshalb, sie zu kennen.
Drei Rollen, drei Ebenen
HERMES unterscheidet in der Projektorganisation drei Ebenen: Steuerung, Führung und Ausführung. In jedem Projekt müssen mindestens drei Rollen besetzt sein:
| Rolle | Ebene | Aufgabe laut HERMES |
|---|---|---|
| Auftraggeber | Steuerung | steuert das Projekt, trägt die Gesamtverantwortung für das Vorhaben und für das Erreichen der Ziele |
| Projektleiter | Führung | führt und koordiniert das Projekt, bereitet die Entscheide der Steuerung vor |
| Anwendervertreter | Ausführung | verantwortet die fachlichen Anforderungen und vertritt die Interessen der Anwender |
Alle drei Rollen gehören auf die Seite der Anwender, also der Organisation, die das Ergebnis später nutzt. Der Auftraggeber muss nach HERMES zudem eine natürliche Person sein, kein Gremium.
Was der Auftraggeber konkret tut
Der Auftraggeber gibt das Projekt in Auftrag, stellt die Mittel bereit, steuert es und schliesst es ab. Er sorgt dafür, dass die für den Erfolg wichtigen Anspruchsgruppen im Projekt vertreten sind. Und er trifft die Entscheide an den Meilensteinen:
- Projektinitialisierungsfreigabe: Er gibt die erste Phase frei, in der Lösungsvarianten erarbeitet und bewertet werden.
- Durchführungsfreigabe: Er entscheidet, ob und wie das Projekt umgesetzt wird. Grundlage ist der Durchführungsauftrag, eine verbindliche Vereinbarung zwischen Auftraggeber und Projektleiter.
- Phasenfreigaben: Am Ende jeder Phase gibt er Geld, Personal und Infrastruktur für die nächste Phase frei. Bei agilem Vorgehen kann er zusätzlich jedes Release freigeben.
- Projektabschluss oder Projektabbruch: Er schliesst das Projekt ab oder bricht es ab, wenn die Voraussetzungen nicht mehr stimmen.
Alle diese Entscheide werden in einer Liste der Projektentscheide festgehalten. So bleibt nachvollziehbar, wer wann was entschieden hat.
Ein Abbruch ist auch ein Entscheid
HERMES nennt am Ende der Initialisierung ausdrücklich Gründe, ein Projekt nicht fortzusetzen: fehlende Wirtschaftlichkeit, zu hohe Risiken, fehlende Realisierbarkeit, rechtliche oder politische Bedenken oder fehlende Übereinstimmung mit den Zielen der Organisation. Ein Auftraggeber, der an dieser Stelle stoppt, hat seine Aufgabe erfüllt. Teurer wird es, wenn ein solcher Entscheid nicht getroffen wird und das Projekt weiterläuft.
Steuern über den Nutzen
Im Vorwort des Referenzhandbuchs gibt die Eidgenössische Finanzkontrolle Auftraggebern einen klaren Rat: Sie sollen das Vorhaben über den erwarteten Nutzen steuern und die Berichterstattung darauf ausrichten. Über Meilensteine sollen sie festlegen, wann welcher Nutzen erreicht sein soll, und die Durchführung dem Projektteam überlassen.
Das heisst in der Praxis: Der Auftraggeber fragt nicht in erster Linie, ob alle Aufgaben erledigt sind, sondern ob das Projekt den vereinbarten Nutzen bringt. Die Projektleitung liefert dafür die Grundlagen.
Häufige Probleme
Die folgenden Muster sind Beobachtungen aus der Praxis. Sie wurden nicht systematisch erhoben.
- Auftraggeber ohne Zeit. Die Person ist im Projektauftrag eingetragen, hat aber keine Zeit oder keine Befugnis. Entscheide werden in Sitzungen vertagt.
- Auftraggeber, der nur zuhört. Er lässt sich informieren, entscheidet aber nicht. Probleme werden erst spät sichtbar.
- Ein Gremium statt einer Person. Eine Kommission oder Geschäftsleitung soll gemeinsam entscheiden. Am Ende fühlt sich niemand verantwortlich.
- Der Lieferant steuert. Der externe Partner hat das Fachwissen und bestimmt deshalb faktisch, wie das Projekt läuft. HERMES sieht die Steuerung klar auf der Seite der Anwender vor.
Vor dem Start klären
- Wer ist Auftraggeber? Mit Namen, nicht mit Funktion oder Gremium.
- Hat diese Person Zeit, an jedem Meilenstein zu entscheiden?
- Welcher Nutzen soll bis wann erreicht sein?
- Was darf die Projektleitung selbst entscheiden, und wann muss sie den Auftraggeber einbeziehen?
- Wer vertritt die Anwender, und hat diese Person die nötigen Befugnisse?
Wer diese Fragen zu Beginn klärt, vermeidet lange Wartezeiten auf Entscheide. Die Antworten gehören in den Projektinitialisierungsauftrag und später in den Durchführungsauftrag.
Weiterlesen: Warum Projekte in Lähmung enden · HERMES Projektmanagement für KMU und Gemeinden
Quellen: HERMES Referenzhandbuch Projektmanagement, Ausgabe 2022 · Bundeskanzlei, Referat HERMES 2022 an der BFH-HERMES-Tagung 2022