HERMES
Il ruolo del committente in HERMES
Quando un progetto non avanza, di solito si chiede alla direzione del progetto che cosa stia succedendo. Secondo la mia esperienza, però, il problema si trova spesso un livello più in alto, presso il committente. HERMES descrive questo ruolo in modo molto preciso. Vale quindi la pena conoscerlo.
Tre ruoli, tre livelli
Nell'organizzazione di progetto HERMES distingue tre livelli: conduzione, gestione ed esecuzione. In ogni progetto devono essere occupati almeno tre ruoli:
| Ruolo | Livello | Compito secondo HERMES |
|---|---|---|
| Committente | Conduzione | pilota il progetto, porta la responsabilità complessiva del progetto e del raggiungimento degli obiettivi |
| Capoprogetto | Gestione | dirige e coordina il progetto, prepara le decisioni della conduzione |
| Rappresentante degli utenti | Esecuzione | è responsabile dei requisiti specialistici e rappresenta gli interessi degli utenti |
Tutti e tre i ruoli appartengono al lato degli utenti, ossia all'organizzazione che in seguito utilizzerà il risultato. Secondo HERMES il committente deve inoltre essere una persona fisica, non un organo collegiale.
Che cosa fa concretamente il committente
Il committente commissiona il progetto, mette a disposizione i mezzi, lo pilota e lo conclude. Provvede affinché i gruppi d'interesse importanti per il successo siano rappresentati nel progetto. E prende le decisioni alle pietre miliari:
- Avvio del progetto: Autorizza la prima fase, in cui vengono elaborate e valutate le varianti di soluzione.
- Avvio dell'esecuzione: Decide se e come il progetto viene realizzato. La base è il mandato di esecuzione, un accordo vincolante tra committente e capoprogetto.
- Avvio delle fasi: Alla fine di ogni fase mette a disposizione denaro, personale e infrastruttura per la fase successiva. Con l'approccio agile può inoltre autorizzare ogni rilascio.
- Conclusione o interruzione del progetto: Conclude il progetto oppure lo interrompe se i presupposti non sono più dati.
Tutte queste decisioni vengono registrate in una lista delle decisioni di progetto. Così resta tracciabile chi ha deciso che cosa e quando.
Anche un'interruzione è una decisione
Alla fine della fase Avvio, HERMES indica espressamente i motivi per non proseguire un progetto: mancanza di economicità, rischi troppo elevati, mancanza di realizzabilità, riserve giuridiche o politiche oppure mancata corrispondenza con gli obiettivi dell'organizzazione. Un committente che a questo punto si ferma ha svolto il suo compito. Diventa più costoso quando una tale decisione non viene presa e il progetto continua.
Pilotare in base al beneficio
Nella prefazione del manuale di riferimento, il Controllo federale delle finanze dà ai committenti un consiglio chiaro: devono pilotare il progetto in base al beneficio atteso e orientare il rendiconto di conseguenza. Tramite le pietre miliari devono stabilire quando quale beneficio deve essere raggiunto, e lasciare la realizzazione al team di progetto.
In pratica significa: il committente non chiede in primo luogo se tutti i compiti sono stati svolti, bensì se il progetto porta il beneficio concordato. La direzione del progetto fornisce le basi necessarie.
Problemi frequenti
I modelli seguenti sono osservazioni tratte dalla pratica. Non sono stati rilevati in modo sistematico.
- Un committente senza tempo. La persona figura nel mandato di progetto, ma non ha tempo o non ha la competenza. Le decisioni vengono rinviate nelle riunioni.
- Un committente che si limita ad ascoltare. Si fa informare, ma non decide. I problemi diventano visibili soltanto tardi.
- Un organo collegiale al posto di una persona. Una commissione o una direzione deve decidere insieme. Alla fine nessuno si sente responsabile.
- Il fornitore pilota. Il partner esterno ha le conoscenze specialistiche e quindi determina di fatto come procede il progetto. HERMES colloca chiaramente la conduzione sul lato degli utenti.
Da chiarire prima dell'avvio
- Chi è il committente? Con nome e cognome, non con una funzione o un organo.
- Questa persona ha il tempo di decidere a ogni pietra miliare?
- Quale beneficio deve essere raggiunto entro quando?
- Che cosa può decidere da sé la direzione del progetto, e quando deve coinvolgere il committente?
- Chi rappresenta gli utenti, e questa persona ha le competenze necessarie?
Chi chiarisce queste domande all'inizio evita lunghe attese per le decisioni. Le risposte vanno inserite nel mandato di avvio del progetto e in seguito nel mandato di esecuzione.
Per approfondire: Perché i progetti finiscono in paralisi · Gestione di progetti HERMES per PMI e Comuni
Fonti: Manuale di riferimento HERMES Gestione di progetti, edizione 2022 (in tedesco) · Cancelleria federale, relazione su HERMES 2022 al convegno HERMES della BFH 2022 (in tedesco)