HERMES Projektmanagement für KMU und Gemeinden
HERMES ist die Projektmanagementmethode der Schweizer Bundesverwaltung. Es gibt sie seit über 50 Jahren. Herausgeberin ist die Bundeskanzlei, Bereich Digitale Transformation und IKT-Lenkung. Die aktuelle Fassung ist die Ausgabe 2022, deren Referenzhandbuch zuletzt Ende 2025 neu aufgelegt wurde. HERMES ist ein offener Standard und als eCH-Standard 0054 publiziert. Alle Unterlagen und Vorlagen stehen kostenlos auf HERMES Online zur Verfügung.
HERMES wird nicht nur in der Bundesverwaltung eingesetzt. Kantone, Städte, Gemeinden und Unternehmen nutzen die Methode für IT-Projekte, Organisationsänderungen und die Entwicklung von Dienstleistungen oder Produkten. Laut Bundeskanzlei besuchen jeden Monat rund 30'000 Personen die Plattform HERMES Online. Grosse Anwender wie die Stadt Zürich oder die Kantone Zürich und Bern betreiben zusätzlich eigene HERMES-Plattformen.
Was HERMES regelt
HERMES ist ergebnisorientiert. Die Methode legt fest, welche Ergebnisse in einem Projekt entstehen müssen, wann sie vorliegen und wer dafür verantwortlich ist. Dazu gehören:
- Phasen: Jedes Projekt beginnt mit der Initialisierung und endet mit dem Abschluss. Dazwischen liegen bei klassischem Vorgehen die Phasen Konzept, Realisierung und Einführung. Bei agilem Vorgehen gibt es nur eine Phase, die Umsetzung.
- Meilensteine: Am Anfang und am Ende jeder Phase steht ein Entscheid. Erst mit der Freigabe gibt der Auftraggeber Geld, Personal und Infrastruktur für die nächste Phase frei.
- Rollen: Drei Rollen müssen in jedem Projekt besetzt sein: Auftraggeber, Projektleiter und Anwendervertreter.
- Szenarien und Module: Fünf Standardszenarien decken typische Projektarten ab, zum Beispiel die Einführung einer eingekauften IT-Lösung oder eine Organisationsanpassung. Sie setzen sich aus Modulen mit Aufgaben und Ergebnissen zusammen.
- Vorlagen: Für jedes Dokument gibt es eine Vorlage, vom Projektauftrag bis zum Abnahmeprotokoll.
Was HERMES nicht regelt, ist das Wie. Das Referenzhandbuch setzt voraus, dass die Beteiligten bereits eine Projektmanagement-Ausbildung oder fundierte Praxis mitbringen. HERMES gibt dieser Erfahrung einen gemeinsamen Rahmen und gemeinsame Begriffe.
Warum sich das für KMU und Gemeinden lohnt
- Klare Zuständigkeiten. Es ist festgelegt, wer entscheidet, wer führt und wer die fachlichen Anforderungen verantwortet. Das reduziert Unklarheiten und Verzögerungen bei Entscheiden.
- Nachvollziehbare Entscheide. Jeder Meilenstein wird dokumentiert. Das hilft gegenüber Gemeinderat, Verwaltungsrat, Revision oder Aufsicht.
- Gemeinsame Sprache mit Partnern. Viele Lieferanten und öffentliche Stellen kennen HERMES. Wer dieselben Begriffe verwendet, spart Abstimmungsaufwand.
- Keine Lizenzkosten. Methode, Handbuch und Vorlagen sind frei verfügbar.
Wann HERMES zu viel ist
Der volle Umfang von HERMES ist für grosse und komplexe Projekte ausgelegt. Das sagt das Referenzhandbuch selbst. Die Bundeskanzlei räumt selbst ein, dass HERMES für Kleinstvorhaben weniger geeignet ist. Dafür gibt es zwei Hilfsmittel:
- Sizing: Auf HERMES Online erfassen Sie einige Angaben zu Ihrem Projekt. Daraus ermittelt das Werkzeug die Grösse des Vorhabens und stellt ein passendes Szenario mit reduzierten Vorlagen bereit.
- HERMES One: Eine vereinfachte Variante für sehr kleine Vorhaben, zum Beispiel die Organisation eines Anlasses oder eine kleine App.
Was eine Methode nicht leisten kann
Im Vorwort des Referenzhandbuchs weist die Eidgenössische Finanzkontrolle darauf hin, dass auch die konsequente Anwendung einer Methode kein Garant für den Projekterfolg ist. Sie nennt unter anderem diese Punkte:
- Der Auftraggeber soll das Projekt über den erwarteten Nutzen steuern und die Berichterstattung darauf ausrichten.
- Schlüsselpersonen müssen früh gesichert und ihre Verantwortung klar bestätigt werden.
- Die Anwendervertretung braucht sowohl Fachwissen als auch Entscheidungsbefugnisse.
- Kein Projekt sollte ohne Qualitäts- und Risikomanagement starten.
Diese Punkte gelten für eine Gemeinde oder ein KMU genauso wie für die Bundesverwaltung.
Meine Unterstützung
Ich bin IPMA Level C zertifiziert, arbeite seit Jahren mit HERMES und bin im Vorstand des HERMES Connect Hub. Ich übernehme die Projektleitung oder unterstütze Ihre Projektleitung dabei, HERMES passend einzusetzen: beim Zuschnitt der Methode, beim Aufsetzen der Projektorganisation und bei den Entscheiden an den Meilensteinen. Das Ziel ist, dass Ihre Organisation die Methode danach selbst anwenden kann.