HERMES
IT-Projekte in Gemeinden mit HERMES aufsetzen
Gemeinden haben bei IT-Projekten besondere Anforderungen. Sie müssen öffentlich beschaffen, den Datenschutz einhalten und Gemeinderat und Bevölkerung Rechenschaft ablegen. Eine eigene Projektorganisation oder Informatikabteilung fehlt oft. HERMES wurde für die öffentliche Verwaltung entwickelt und eignet sich deshalb gut für Gemeinden, auch für kleinere.
Der wichtigste Teil eines Gemeindeprojekts liegt am Anfang, in der Initialisierung. Hier wird entschieden, ob und wie das Projekt umgesetzt wird, bevor Geld für die Umsetzung ausgegeben wird.
Die Initialisierung Schritt für Schritt
- Projektinitialisierungsauftrag. Der Auftraggeber gibt die erste Phase frei und beauftragt die Projektleitung. Der Auftrag hält Ausgangslage, Ziele, Ressourcen, Kosten und Termine für diese Phase fest.
- Studie. Sie beginnt mit einer Standortbestimmung, Zielen und groben Anforderungen. Danach werden Lösungsvarianten erarbeitet und so beschrieben, dass sie nachvollziehbar verglichen werden können. Auch Projekt- und Betriebsrisiken werden ermittelt.
- Rechtsgrundlagenanalyse. Welche kantonalen und kommunalen Vorgaben gelten, zum Beispiel für Datenschutz, Archivierung oder Zuständigkeiten?
- Schutzbedarfsanalyse. Welche Daten werden bearbeitet, und wie gut müssen sie geschützt werden? Das Ergebnis fliesst später ins Konzept für Informationssicherheit und Datenschutz (ISDS-Konzept).
- Beschaffungsanalyse. Sie klärt, was beschafft werden soll, wie der Markt aussieht, welche Verträge bereits bestehen und welches Verfahren nötig ist. Die Analyse wird mit der für die Beschaffung zuständigen Stelle abgestimmt.
- Entscheid über das weitere Vorgehen. Der Auftraggeber wählt eine Lösungsvariante und entscheidet, ob klassisch oder agil vorgegangen wird.
- Durchführungsauftrag. Er ist die verbindliche Vereinbarung zwischen Auftraggeber und Projektleitung für den Rest des Projekts. Mit seiner Unterschrift gibt die Gemeinde die Umsetzung frei.
HERMES nennt auch Gründe, ein Projekt nach der Initialisierung nicht weiterzuführen: fehlende Wirtschaftlichkeit, zu hohe Risiken, fehlende Realisierbarkeit sowie rechtliche oder politische Bedenken. Ein Abbruch zu diesem Zeitpunkt ist günstiger als ein gescheitertes Projekt.
Welches Beschaffungsverfahren gilt
In den Kantonen, die ihr beigetreten sind, gilt für Kanton und Gemeinden die Interkantonale Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen (IVöB 2019). Ausserhalb des Staatsvertragsbereichs gelten folgende Schwellenwerte, jeweils ohne Mehrwertsteuer:
| Verfahren | Lieferungen | Dienstleistungen |
|---|---|---|
| Freihändige Vergabe | unter CHF 150'000 | unter CHF 150'000 |
| Einladungsverfahren, in der Regel mindestens drei Angebote | unter CHF 250'000 | unter CHF 250'000 |
| Offenes oder selektives Verfahren, Publikation auf simap.ch | ab CHF 250'000 | ab CHF 250'000 |
Für Gemeinden liegt die Grenze zum Staatsvertragsbereich bei Lieferungen und Dienstleistungen bei CHF 350'000. Ein Auftrag darf nicht aufgeteilt werden, um diese Schwellen zu umgehen. Verträge sollen in der Regel höchstens fünf Jahre laufen. Kantonale Einführungserlasse können Details anders regeln. Prüfen Sie deshalb die Vorgaben Ihres Kantons.
Nicht alle Kantone sind dabei. Stand August 2025 sind 21 Kantone der IVöB 2019 beigetreten. Der Kanton Bern ist nicht Mitglied, wendet die IVöB 2019 aber als kantonales Recht an. In den Kantonen, die noch nicht beigetreten sind, gelten weiterhin die alte IVöB 2001 und das kantonale Beschaffungsrecht, teilweise mit anderen Schwellen und Fristen. Die Gemeinden folgen jeweils dem Recht ihres Kantons.
Nicht verwechseln mit BöB und VöB. Das Bundesgesetz über das öffentliche Beschaffungswesen (BöB) und die zugehörige Verordnung (VöB) gelten für die Beschaffungsstellen des Bundes, nicht für Gemeinden. Beide Regelwerke sind seit 2021 weitgehend aufeinander abgestimmt, die Schwellen unterscheiden sich aber. Beim Bund ist das Einladungsverfahren für Lieferungen und Dienstleistungen nur bis CHF 229'999 möglich, ab CHF 230'000 muss öffentlich ausgeschrieben werden. Für Gemeinden gilt die höhere Grenze von CHF 250'000 nach IVöB.
Graubünden: Der Kanton ist der IVöB 2019 per 1. Oktober 2022 beigetreten. Das kantonale Einführungsgesetz (EGzIVöB, BR 803.600) hat das frühere Submissionsgesetz ersetzt. Es schreibt zusätzlich vor, dass freihändige Zuschläge aufgrund eines Ausnahmetatbestands auch ausserhalb des Staatsvertragsbereichs veröffentlicht werden. Beschwerden sind ab dem Einladungsverfahren zulässig.
In HERMES wird eine öffentliche Ausschreibung im Modul Beschaffung abgewickelt, mit Ausschreibungsunterlagen, Evaluationsbericht und Zuschlag. Kleinere Beschaffungen laufen über Offertanfragen im Rahmen der Projektführung.
Zwei Punkte aus dem Beschaffungsrecht sind für IT-Projekte besonders nützlich:
- Qualität zählt. Grundsätzlich wird der Zuschlag anhand leistungsbezogener Zuschlagskriterien beurteilt, zu denen insbesondere Preis und Qualität gehören. Möglich sind auch Kriterien wie Lebenszykluskosten oder die Plausibilität des Angebots. Bei weitgehend standardisierten Leistungen sieht das Beschaffungsrecht Ausnahmen vor, bei denen der Zuschlag allein nach dem niedrigsten Preis erfolgen kann.
- Dialog bei komplexen Vorhaben. Bei komplexen oder neuartigen Leistungen kann die Gemeinde die Lösung im Dialog mit den Anbietern konkretisieren. Preisverhandlungen sind dabei nicht erlaubt.
Beispiel aus einem Mandat
Für eine Gemeinde im Kanton Bern habe ich die bestehende IT analysiert. Zusammen mit Verwaltung und Schulen haben wir ein Zielbild, die wichtigsten Handlungsfelder und einen Umsetzungsplan erarbeitet. Dabei zeigte sich, dass vor der Wahl eines Systems geklärt werden musste, wer künftig über die IT entscheidet und wie Verwaltung und Schulen zusammenarbeiten.
Empfehlungen
- Einen Auftraggeber bestimmen, der entscheiden kann. Eine Kommission allein reicht nicht. HERMES verlangt eine Person.
- Zuerst das Zielbild, dann die Ausschreibung. Wer zu früh ausschreibt, legt sich auf eine Lösung fest, bevor die Anforderungen klar sind.
- Sicherheit früh einbeziehen. Die Eidgenössische Finanzkontrolle empfiehlt im Referenzhandbuch, Verantwortliche für Architektur, internes Kontrollsystem und Sicherheit früh ins Projekt zu holen.
- Die Nutzer beteiligen. Bei einer Gemeinde sind das Verwaltung, Schulen und oft auch die Bevölkerung.
- HERMES Online nutzen. Vorlagen und das Sizing helfen, den Aufwand an die Grösse der Gemeinde anzupassen.
Weiterlesen: HERMES Projektmanagement für KMU und Gemeinden · HERMES für kleine Projekte · Unternehmensberatung Graubünden
Quellen: HERMES Referenzhandbuch Projektmanagement, Ausgabe 2022 · Kanton Aargau, Öffentliches Beschaffungswesen (IVöB 2019) · Kanton Graubünden, EGzIVöB (BR 803.600) · Kanton Graubünden, Regierungsmitteilung vom 11. Juli 2022 · Kanton Appenzell Ausserrhoden, Erläuternder Bericht zum Beitritt zur IVöB 2019 (August 2025) · ETH Zürich, Leitfaden für Beschaffungen nach BöB