HERMES
HERMES für kleine Projekte
Der volle Umfang von HERMES ist für grosse Projekte mit hoher Komplexität ausgelegt. Das steht so im Referenzhandbuch. Die Bundeskanzlei stellt zudem fest, dass die meisten Projekte relativ klein sind und nicht die ganze Komplexität von HERMES brauchen. Nach meiner Einschätzung wird HERMES trotzdem oft so angewendet, als wäre jedes Vorhaben ein Grossprojekt. Das führt zu viel Papier und zum Vorwurf, HERMES sei bürokratisch.
Die Methode bietet drei Wege, den Aufwand an die Grösse anzupassen: das Sizing, das Tailoring und HERMES One.
Schritt 1: Sizing
Das Sizing ist ein Werkzeug auf HERMES Online. Sie erfassen einige Angaben zu Ihrem Vorhaben. Daraus ermittelt das Werkzeug, wie gross und wie bedeutend das Projekt ist. Anschliessend erhalten Sie ein passendes Szenario mit einem Strukturplan und den nötigen Vorlagen.
Laut Referenzhandbuch reduziert das Sizing die Komplexität und den Umfang der Dokumentation auf das absolute Minimum. Die Vorgaben von HERMES bleiben dabei eingehalten. Die Bundeskanzlei empfiehlt das Sizing ausdrücklich für Organisationen, die vor allem mittlere und kleine Projekte führen.
Schritt 2: Tailoring
Das Ergebnis des Sizing können Sie danach weiter anpassen. HERMES nennt dafür vier Möglichkeiten, die sich kombinieren lassen:
- Module entfernen, die Sie nicht brauchen, zum Beispiel das Modul IT-Migration, wenn keine Daten migriert werden.
- Aufgaben und Ergebnisse entfernen. Ausgenommen sind die minimal geforderten Dokumente.
- Eigene Module ergänzen, zum Beispiel für Kommunikation, Marketing, Immobilien oder Personalentwicklung.
- Aufgaben und Ergebnisse hinzufügen, wenn Ihre Organisation zusätzliche Vorgaben hat.
So angepasste Szenarien können Sie speichern und für ähnliche Projekte wiederverwenden.
Was nicht wegfällt
Auch im kleinsten HERMES-Projekt bleiben einige Elemente Pflicht:
- Vier Module: Projektsteuerung, Projektführung, Projektgrundlagen und Einführungsorganisation.
- Drei Rollen: Auftraggeber, Projektleiter und Anwendervertreter.
- Die minimal geforderten Dokumente der verwendeten Module, zum Beispiel Projektinitialisierungsauftrag, Studie, Durchführungsauftrag und Projektschlussbeurteilung. Eine Organisation kann diese Liste an ihre eigenen Governance-Vorgaben anpassen.
Für sehr kleine Vorhaben: HERMES One
Für Kleinstvorhaben ist HERMES auch nach dem Sizing oft zu viel. Die Bundeskanzlei sagt das selbst. Wenn ein Vorhaben die Kriterien für ein Projekt bei Grösse, Dauer und Komplexität nicht erfüllt, ist der Aufwand für die vollständige Governance kaum gerechtfertigt.
Dafür gibt es HERMES One, ein schlankes Werkzeug. Es wird laut Bundeskanzlei breit eingesetzt, etwa für die Organisation von Anlässen, die Entwicklung einer kleinen App oder andere einmalige Aufgaben. Die Governance nach HERMES ist dabei nicht vollständig sichergestellt. Für solche Vorhaben ist das auch nicht nötig.
Welcher Umfang passt
Die folgende Zuordnung ist eine Einschätzung aus der Praxis. Sie stammt nicht aus HERMES.
| Vorhaben | Beispiel | Passender Umfang |
|---|---|---|
| Sehr kleines Vorhaben | Anlass organisieren, kleine App, einmalige Aufgabe | HERMES One |
| Kleines bis mittleres Projekt | neue Branchensoftware, neue Website, Umzug einer Abteilung | HERMES mit Sizing, bei Bedarf Tailoring |
| Grosses Projekt | mehrere Abteilungen, öffentliche Ausschreibung, hohe Kosten, Programm | HERMES im vollen Umfang |
Eine einfache Regel
Diese Regel stammt aus der Praxis, nicht aus HERMES: Erstellen Sie ein Dokument nur, wenn jemand es für einen Entscheid oder eine Übergabe braucht. Drei Dinge sollten Sie aber auch in kleinen Projekten nicht weglassen: einen Auftraggeber mit Namen, ein schriftlich festgehaltenes Ziel und eine Abnahme am Ende.
Weiterlesen: HERMES Projektmanagement für KMU und Gemeinden · Die Rolle des Auftraggebers in HERMES
Quellen: HERMES Referenzhandbuch Projektmanagement, Ausgabe 2022 · Bundeskanzlei, Referat HERMES 2022 an der BFH-HERMES-Tagung 2022 · eCH-Interview mit Martin Schwaar