HERMES
Impostare progetti informatici nei Comuni con HERMES
Nei progetti informatici i Comuni hanno esigenze particolari. Devono acquistare con procedura pubblica, rispettare la protezione dei dati e rendere conto al municipio e alla popolazione. Spesso manca un'organizzazione di progetto propria o un servizio informatico. HERMES è stato sviluppato per l'amministrazione pubblica ed è quindi ben adatto ai Comuni, anche a quelli più piccoli.
La parte più importante di un progetto comunale si trova all'inizio, nella fase Avvio. Qui si decide se e come il progetto viene realizzato, prima che si spenda denaro per la realizzazione.
La fase Avvio passo dopo passo
- Mandato di avvio del progetto. Il committente autorizza la prima fase e incarica la direzione del progetto. Il mandato fissa la situazione iniziale, gli obiettivi, le risorse, i costi e le scadenze per questa fase.
- Studio. Inizia con un'analisi della situazione, con gli obiettivi e con requisiti di massima. In seguito vengono elaborate le varianti di soluzione, descritte in modo che possano essere confrontate in maniera tracciabile. Vengono rilevati anche i rischi di progetto e di esercizio.
- Analisi delle basi legali. Quali prescrizioni cantonali e comunali valgono, ad esempio per la protezione dei dati, l'archiviazione o le competenze?
- Analisi delle esigenze di protezione. Quali dati vengono trattati, e quanto devono essere protetti? Il risultato confluisce in seguito nel piano per la sicurezza delle informazioni e la protezione dei dati (piano SIPD).
- Analisi dell'acquisto. Chiarisce che cosa va acquistato, com'è il mercato, quali contratti esistono già e quale procedura è necessaria. L'analisi viene coordinata con il servizio competente per gli acquisti.
- Decisione sul seguito. Il committente sceglie una variante di soluzione e decide se procedere in modo classico o agile.
- Mandato di esecuzione. È l'accordo vincolante tra committente e direzione del progetto per il resto del progetto. Con la sua firma il Comune autorizza la realizzazione.
HERMES indica anche i motivi per non proseguire un progetto dopo la fase Avvio: mancanza di economicità, rischi troppo elevati, mancanza di realizzabilità nonché riserve giuridiche o politiche. Un'interruzione in questo momento costa meno di un progetto fallito.
Quale procedura di appalto vale
Nei Cantoni che vi hanno aderito, per Cantone e Comuni vale il Concordato intercantonale sugli appalti pubblici (CIAP 2019, in tedesco IVöB 2019). Al di fuori dell'ambito dei trattati internazionali valgono i seguenti valori soglia, in ogni caso senza imposta sul valore aggiunto:
| Procedura | Forniture | Prestazioni di servizio |
|---|---|---|
| Incarico diretto | inferiore a CHF 150'000 | inferiore a CHF 150'000 |
| Procedura mediante invito, di regola almeno tre offerte | inferiore a CHF 250'000 | inferiore a CHF 250'000 |
| Procedura di pubblico concorso o selettiva, pubblicazione su simap.ch | da CHF 250'000 | da CHF 250'000 |
Per i Comuni il limite dell'ambito dei trattati internazionali per forniture e prestazioni di servizio è di CHF 350'000. Una commessa non può essere suddivisa per eludere queste soglie. Di regola i contratti non devono durare più di cinque anni. Gli atti cantonali di introduzione possono disciplinare diversamente i dettagli. Verifichi quindi le prescrizioni del suo Cantone.
Non tutti i Cantoni partecipano. Stato agosto 2025, 21 Cantoni hanno aderito al CIAP 2019. Il Cantone di Berna non è membro, ma applica il CIAP 2019 come diritto cantonale. Nei Cantoni che non hanno ancora aderito continuano a valere il vecchio CIAP 2001 e il diritto cantonale sugli appalti, in parte con soglie e termini diversi. I Comuni seguono di volta in volta il diritto del proprio Cantone.
Da non confondere con LAPub e OAPub. La legge federale sugli appalti pubblici (LAPub, in tedesco BöB) e la relativa ordinanza (OAPub, in tedesco VöB) valgono per i servizi d'acquisto della Confederazione, non per i Comuni. Dal 2021 le due normative sono ampiamente armonizzate, ma le soglie sono diverse. Presso la Confederazione la procedura mediante invito per forniture e prestazioni di servizio è possibile soltanto fino a CHF 229'999, da CHF 230'000 occorre un bando pubblico. Per i Comuni vale il limite più alto di CHF 250'000 secondo il CIAP.
Grigioni: Il Cantone ha aderito al CIAP 2019 con effetto dal 1° ottobre 2022. La legge cantonale d'introduzione (EGzIVöB, CSC 803.600) ha sostituito la precedente legge sugli appalti. Prescrive inoltre che le aggiudicazioni per incarico diretto fondate su una fattispecie eccezionale siano pubblicate anche al di fuori dell'ambito dei trattati internazionali. I ricorsi sono ammessi a partire dalla procedura mediante invito.
In HERMES un bando pubblico viene svolto nel modulo Acquisto, con documentazione del bando di concorso, rapporto di valutazione e aggiudicazione. Gli acquisti più piccoli avvengono tramite domande di offerta nell'ambito della gestione del progetto.
Due punti del diritto sugli appalti sono particolarmente utili per i progetti informatici:
- La qualità conta. Di norma l'aggiudicazione viene valutata in base a criteri di aggiudicazione legati alla prestazione, tra cui in particolare prezzo e qualità. Sono possibili anche criteri come i costi del ciclo di vita o la plausibilità dell'offerta. Per prestazioni ampiamente standardizzate il diritto degli appalti prevede eccezioni in cui l'aggiudicazione può avvenire unicamente in base al prezzo più basso.
- Dialogo per i progetti complessi. Per prestazioni complesse o innovative il Comune può concretizzare la soluzione in un dialogo con gli offerenti. Le trattative sul prezzo non sono ammesse.
Esempio da un mandato
Per un Comune del Cantone di Berna ho analizzato l'informatica esistente. Insieme all'amministrazione e alle scuole abbiamo elaborato un quadro di riferimento, i principali campi d'azione e un piano di attuazione. È emerso che, prima di scegliere un sistema, occorreva chiarire chi in futuro decide sull'informatica e come collaborano amministrazione e scuole.
Raccomandazioni
- Designare un committente che possa decidere. Una commissione da sola non basta. HERMES richiede una persona.
- Prima il quadro di riferimento, poi il bando. Chi mette a concorso troppo presto si vincola a una soluzione prima che i requisiti siano chiari.
- Coinvolgere presto la sicurezza. Nel manuale di riferimento il Controllo federale delle finanze raccomanda di coinvolgere presto nel progetto i responsabili dell'architettura, del sistema di controllo interno e della sicurezza.
- Far partecipare gli utenti. In un Comune sono l'amministrazione, le scuole e spesso anche la popolazione.
- Utilizzare HERMES Online. I modelli e il sizing aiutano ad adattare l'onere alla dimensione del Comune.
Per approfondire: Gestione di progetti HERMES per PMI e Comuni · HERMES per piccoli progetti · Consulenza aziendale Grigioni
Fonti: Manuale di riferimento HERMES Gestione di progetti, edizione 2022 (in tedesco) · Cantone di Argovia, appalti pubblici (CIAP 2019) (in tedesco) · Cantone dei Grigioni, EGzIVöB (CSC 803.600) (in tedesco) · Cantone dei Grigioni, comunicato del Governo dell'11 luglio 2022 (in tedesco) · Cantone di Appenzello Esterno, rapporto esplicativo sull'adesione al CIAP 2019, agosto 2025 (in tedesco) · Politecnico federale di Zurigo, guida agli acquisti secondo la LAPub (in tedesco)