HERMES
HERMES per piccoli progetti
L'intera portata di HERMES è concepita per grandi progetti di elevata complessità. Così sta scritto nel manuale di riferimento. La Cancelleria federale constata inoltre che la maggior parte dei progetti è relativamente piccola e non ha bisogno di tutta la complessità di HERMES. Secondo la mia valutazione, HERMES viene tuttavia spesso applicato come se ogni progetto fosse un grande progetto. Questo genera molta carta e il rimprovero che HERMES sia burocratico.
Il metodo offre tre vie per adattare l'onere alla dimensione: il sizing, il tailoring e HERMES One.
Passo 1: sizing
Il sizing è uno strumento su HERMES Online. Inserisce alcuni dati sul suo progetto. Lo strumento ne ricava quanto è grande e quanto è importante il progetto. In seguito riceve uno scenario adatto con un piano strutturale e i modelli necessari.
Secondo il manuale di riferimento, il sizing riduce la complessità e l'estensione della documentazione al minimo assoluto. Le prescrizioni di HERMES restano rispettate. La Cancelleria federale raccomanda espressamente il sizing alle organizzazioni che conducono soprattutto progetti medi e piccoli.
Passo 2: tailoring
Il risultato del sizing può poi essere adattato ulteriormente. HERMES indica a tal fine quattro possibilità, che si possono combinare:
- Eliminare i moduli che non le servono, ad esempio il modulo Migrazione IT se non vengono migrati dati.
- Eliminare compiti e risultati. Sono esclusi i documenti minimi richiesti.
- Aggiungere moduli propri, ad esempio per comunicazione, marketing, immobili o sviluppo del personale.
- Aggiungere compiti e risultati se la sua organizzazione ha prescrizioni supplementari.
Gli scenari così adattati possono essere salvati e riutilizzati per progetti simili.
Ciò che non viene meno
Anche nel progetto HERMES più piccolo alcuni elementi restano obbligatori:
- Quattro moduli: Conduzione del progetto, Gestione del progetto, Basi del progetto e Organizzazione dell'introduzione.
- Tre ruoli: committente, capoprogetto e rappresentante degli utenti.
- I documenti minimi richiesti dei moduli utilizzati, ad esempio il mandato di avvio del progetto, lo studio, il mandato di esecuzione e la valutazione finale del progetto. Un'organizzazione può adeguare questo elenco alle proprie prescrizioni di governance.
Per progetti molto piccoli: HERMES One
Per i progetti molto piccoli HERMES è spesso troppo anche dopo il sizing. Lo dice la Cancelleria federale stessa. Se un progetto non soddisfa i criteri di un progetto per dimensione, durata e complessità, l'onere per la governance completa è difficilmente giustificato.
Per questi casi esiste HERMES One, uno strumento snello. Secondo la Cancelleria federale è ampiamente utilizzato, ad esempio per l'organizzazione di eventi, lo sviluppo di una piccola app o altri compiti una tantum. La governance secondo HERMES non è in tal caso completamente garantita. Per questi progetti non è nemmeno necessaria.
Quale estensione è adatta
L'attribuzione seguente è una valutazione tratta dalla pratica. Non proviene da HERMES.
| Progetto | Esempio | Estensione adatta |
|---|---|---|
| Progetto molto piccolo | organizzare un evento, una piccola app, un compito una tantum | HERMES One |
| Progetto da piccolo a medio | nuovo software di settore, nuovo sito web, trasloco di un reparto | HERMES con sizing, se necessario tailoring |
| Grande progetto | più reparti, bando pubblico, costi elevati, programma | HERMES nella sua intera portata |
Una regola semplice
Questa regola viene dalla pratica, non da HERMES: rediga un documento soltanto se qualcuno ne ha bisogno per una decisione o una consegna. Tre cose però non dovrebbe tralasciarle nemmeno nei piccoli progetti: un committente con nome e cognome, un obiettivo fissato per iscritto e un'accettazione alla fine.
Per approfondire: Gestione di progetti HERMES per PMI e Comuni · Il ruolo del committente in HERMES
Fonti: Manuale di riferimento HERMES Gestione di progetti, edizione 2022 (in tedesco) · Cancelleria federale, relazione su HERMES 2022 al convegno HERMES della BFH 2022 (in tedesco) · Intervista eCH con Martin Schwaar (in tedesco)