IPMA
Das Umfeld im Griff: Kontext-Kompetenzen nach IPMA
Ein Projektplan kann sauber sein und das Projekt trotzdem stocken. Nach meiner Erfahrung liegt der Grund dann oft nicht im Projekt selbst, sondern in seinem Umfeld: Die Strategie hat sich geändert, ein Gremium entscheidet nicht, eine Vorschrift wurde übersehen, oder jemand mit Einfluss ist gegen das Vorhaben.
Die IPMA hat diesem Umfeld in ihrem Kompetenzstandard ICB4 einen eigenen Bereich gegeben: die Kontext-Kompetenzen, englisch «Perspective». Die ICB4 hält fest, dass ein Projekt fast nie im luftleeren Raum stattfindet, sondern von seinem organisatorischen, gesellschaftlichen und politischen Umfeld beeinflusst wird.
Formelle und informelle Einflüsse
Die ICB4 unterscheidet zwei Arten von Einflüssen aus dem Umfeld:
- Formelle Einflüsse sind festgeschrieben: die Strategie der Organisation, ihre Strukturen und Prozesse, Gesetze und Standards.
- Informelle Einflüsse stehen in keinem Dokument: die persönlichen Interessen und die Macht einzelner Personen sowie die Kultur einer Organisation.
Daraus ergeben sich fünf Kompetenzelemente.
1. Strategie
Ein Projekt soll zu den Zielen der Organisation beitragen. Die Projektleitung muss diesen Zusammenhang kennen und regelmässig prüfen, ob die Begründung für das Projekt noch gilt. Die ICB4 nennt dabei ausdrücklich auch die Möglichkeit, ein Projekt vorzeitig zu beenden, wenn es strategisch nicht mehr passt. Hilfsmittel sind kritische Erfolgsfaktoren und Kennzahlen.
Frage für die Praxis: Welches Ziel der Organisation unterstützt dieses Projekt, und woran merken wir, dass es erreicht ist?
2. Governance, Strukturen und Prozesse
Jede Organisation hat Regeln dafür, wer was entscheidet, wie berichtet wird und welche Abteilungen ein Projekt unterstützen, etwa Finanzen, Personal oder Informatik. Laut ICB4 hängt der Erfolg eines Projekts stark davon ab, dass Entscheide zur richtigen Zeit auf der richtigen Ebene fallen.
Frage für die Praxis: Welche Entscheide kann die Projektleitung selbst treffen, welche der Auftraggeber, und welche braucht einen Gemeinderat oder Verwaltungsrat?
3. Compliance, Standards und Regularien
Dazu gehören Gesetze, Vorschriften zu Sicherheit, Gesundheit und Umwelt, Verhaltensregeln einer Branche und Grundsätze der Nachhaltigkeit. Die ICB4 verlangt, dass die Projektleitung die relevanten Vorgaben vor dem Start ermittelt und als Chancen und Risiken behandelt.
Frage für die Praxis: Welche Vorschriften gelten für unser Vorhaben, zum Beispiel Datenschutz, Beschaffungsrecht oder Archivierung, und wer prüft sie?
4. Macht und Interessen
Die ICB4 beschreibt Macht als Fähigkeit, das Verhalten anderer zu beeinflussen. Ein grosser Teil davon ist informell. Menschen haben persönliche Ziele, die mit ihrer offiziellen Rolle übereinstimmen können oder nicht. Einfluss entsteht zudem durch Fachwissen, Beziehungen oder Vorbildfunktion, nicht nur durch Hierarchie. Die Projektleitung muss diese Einflüsse erkennen und von der formellen Organisation unterscheiden können.
Frage für die Praxis: Wer kann das Projekt beschleunigen oder blockieren, ohne im Organigramm dafür zuständig zu sein?
5. Kultur und Werte
Jede Organisation hat eine Kultur, teils festgeschrieben in Leitbildern und Werten, grösstenteils aber ungeschrieben. Sie zeigt sich darin, wie Menschen miteinander sprechen, wie mit Fehlern umgegangen wird und wie Entscheide zustande kommen. Die ICB4 verlangt, dass die Projektleitung diese Kultur analysiert und ihr Vorgehen danach ausrichtet.
Frage für die Praxis: Wie werden in dieser Organisation Entscheide wirklich getroffen, in der Sitzung oder vorher im Gang?
Was das für KMU und Gemeinden bedeutet
Die folgenden Punkte sind eine Einschätzung aus der Praxis. Sie stammen nicht aus der ICB4.
- In KMU sind formelle Strukturen oft schlank. Umso wichtiger sind die informellen: Die Meinung der Inhaberin oder eines langjährigen Mitarbeiters kann mehr Gewicht haben als jedes Organigramm.
- In Gemeinden treffen mehrere Kulturen aufeinander, etwa Verwaltung, Schule, Gemeinderat und Bevölkerung. Dazu kommen politische Zyklen wie Wahlen und Budgetprozesse, die den Zeitplan eines Projekts stark beeinflussen.
- Externe Projektleitende kennen das Umfeld zu Beginn nicht. Deshalb gehört eine bewusste Analyse des Kontexts an den Anfang jedes Mandats.
Verbindung zu HERMES
HERMES deckt die formellen Kontext-Themen gut ab: Die Studie klärt die Ausrichtung, die Rollen regeln die Entscheide, die Rechtsgrundlagenanalyse und das ISDS-Konzept behandeln Vorschriften. Die informellen Themen, also Macht, Interessen und Kultur, regelt eine Methode nicht. Hier ist die Kompetenz der Person gefragt.
Weiterlesen: IPMA Projektmanagement: Kompetenz statt Methode · IT-Projekte in Gemeinden mit HERMES aufsetzen
Quellen: IPMA Individual Competence Baseline, Version 4.0, deutsche Fassung, Kapitel 3.2 und 4.3 · VZPM, Zertifizierungssystem IPMA