IPMA
Il contesto sotto controllo: le competenze di contesto secondo IPMA
Un piano di progetto può essere pulito e il progetto bloccarsi comunque. Secondo la mia esperienza, il motivo spesso non sta nel progetto stesso, ma nel suo ambiente: la strategia è cambiata, un organo non decide, una prescrizione è stata trascurata, oppure qualcuno con influenza è contrario al progetto.
Nel suo standard di competenze ICB4, l'IPMA ha dedicato a questo ambiente un ambito proprio: le competenze di contesto, in inglese «Perspective». L'ICB4 rileva che un progetto non si svolge quasi mai nel vuoto, ma è influenzato dal suo ambiente organizzativo, sociale e politico.
Influenze formali e informali
L'ICB4 distingue due tipi di influenze provenienti dall'ambiente:
- Le influenze formali sono messe per iscritto: la strategia dell'organizzazione, le sue strutture e i suoi processi, leggi e standard.
- Le influenze informali non figurano in alcun documento: gli interessi personali e il potere di singole persone nonché la cultura di un'organizzazione.
Ne risultano cinque elementi di competenza.
1. Strategia
Un progetto deve contribuire agli obiettivi dell'organizzazione. La direzione del progetto deve conoscere questo nesso e verificare regolarmente se la motivazione del progetto è ancora valida. L'ICB4 menziona espressamente anche la possibilità di terminare anticipatamente un progetto se non è più adatto sul piano strategico. Gli strumenti sono i fattori critici di successo e gli indicatori.
Domanda per la pratica: Quale obiettivo dell'organizzazione sostiene questo progetto, e da che cosa capiamo che è stato raggiunto?
2. Governance, strutture e processi
Ogni organizzazione ha regole su chi decide che cosa, su come si riferisce e su quali reparti sostengono un progetto, ad esempio finanze, personale o informatica. Secondo l'ICB4 il successo di un progetto dipende fortemente dal fatto che le decisioni siano prese al momento giusto al livello giusto.
Domanda per la pratica: Quali decisioni può prendere da sé la direzione del progetto, quali il committente, e quali richiedono un municipio o un consiglio di amministrazione?
3. Conformità, standard e regolamenti
Ne fanno parte le leggi, le prescrizioni in materia di sicurezza, salute e ambiente, le regole di comportamento di un settore e i principi di sostenibilità. L'ICB4 richiede che la direzione del progetto rilevi le prescrizioni rilevanti prima dell'avvio e le tratti come opportunità e rischi.
Domanda per la pratica: Quali prescrizioni valgono per il nostro progetto, ad esempio protezione dei dati, diritto sugli appalti o archiviazione, e chi le verifica?
4. Potere e interessi
L'ICB4 descrive il potere come la capacità di influenzare il comportamento altrui. Una gran parte è informale. Le persone hanno obiettivi personali che possono coincidere o meno con il loro ruolo ufficiale. L'influenza nasce inoltre da conoscenze specialistiche, relazioni o dalla funzione di modello, non soltanto dalla gerarchia. La direzione del progetto deve riconoscere queste influenze e saperle distinguere dall'organizzazione formale.
Domanda per la pratica: Chi può accelerare o bloccare il progetto senza esserne responsabile secondo l'organigramma?
5. Cultura e valori
Ogni organizzazione ha una cultura, in parte messa per iscritto in linee guida e valori, ma in gran parte non scritta. Si manifesta nel modo in cui le persone si parlano, in come si affrontano gli errori e in come nascono le decisioni. L'ICB4 richiede che la direzione del progetto analizzi questa cultura e orienti di conseguenza il proprio modo di procedere.
Domanda per la pratica: Come vengono prese davvero le decisioni in questa organizzazione, in riunione o prima in corridoio?
Che cosa significa per PMI e Comuni
I punti seguenti sono una valutazione tratta dalla pratica. Non provengono dall'ICB4.
- Nelle PMI le strutture formali sono spesso snelle. Tanto più importanti sono quelle informali: l'opinione della titolare o di un collaboratore di lunga data può pesare più di qualsiasi organigramma.
- Nei Comuni si incontrano più culture, ad esempio amministrazione, scuola, municipio e popolazione. Si aggiungono cicli politici come elezioni e processi di preventivo, che influenzano fortemente il calendario di un progetto.
- I capiprogetto esterni all'inizio non conoscono l'ambiente. Per questo un'analisi consapevole del contesto va collocata all'inizio di ogni mandato.
Collegamento con HERMES
HERMES copre bene i temi formali del contesto: lo studio chiarisce l'orientamento, i ruoli disciplinano le decisioni, l'analisi delle basi legali e il piano SIPD trattano le prescrizioni. I temi informali, ossia potere, interessi e cultura, non sono disciplinati da un metodo. Qui è richiesta la competenza della persona.
Per approfondire: Project management IPMA: competenza anziché metodo · Impostare progetti informatici nei Comuni con HERMES
Fonti: IPMA Individual Competence Baseline, versione 4.0, edizione tedesca, capitoli 3.2 e 4.3 · VZPM, sistema di certificazione IPMA (in tedesco)