Spazio di riflessione
Perché parliamo così tanto e decidiamo così poco?
La riunione finisce puntuale. Tutti hanno esposto il proprio punto di vista, la presentazione è aggiornata e il prossimo appuntamento è fissato. Resta poco chiara una sola cosa: che cosa è stato deciso, in realtà?
Una discussione non è ancora una decisione. Ma anche una decisione rinviata consapevolmente può essere giusta, per esempio quando mancano informazioni decisive o il rischio è troppo grande. Il problema comincia quando nessuno riconosce la differenza.
Stiamo parlando della stessa decisione?
In una riunione possono nascondersi più domande contemporaneamente: quale obiettivo perseguiamo? Quale soluzione preferiamo? Chi paga? Chi si assume il rischio? Chi ha il diritto di decidere alla fine? Finché questi livelli restano mescolati, produciamo altri argomenti senza avvicinarci alla decisione vera e propria.
Un piccolo esperimento: prima del prossimo colloquio, formulate in una frase la decisione da prendere. Per esempio: «Oggi decidiamo se proseguire il pilota con l'attuale perimetro o interromperlo per due settimane.»
Poi chiarite chi prende la decisione, chi fornisce le basi e chi deve essere sentito prima. Non tutte le persone coinvolte devono avere lo stesso potere decisionale.
Quattro esiti possibili di una buona riunione
Alla fine può esserci un chiaro sì. Oppure un no. Oppure un adeguamento con una nuova responsabilità. E a volte un consapevole non ancora: quale informazione manca, chi la procura e quando si decide di nuovo?
Una frase come «Continuiamo a lavorarci» non soddisfa nessuno di questi requisiti. Non indica né un esito, né una responsabilità, né il prossimo punto di verifica.
Osservazione: Il verbale non contiene alcuna decisione verificabile. Ipotesi: Forse mancavano il diritto di decidere, la chiarezza degli obiettivi o una base solida. La mia posizione: Si dovrebbe poter esprimere apertamente l'incertezza. Ma deve restare visibile come incertezza, invece di sparire in altre riunioni.
La domanda decisiva non è: Hanno detto tutti qualcosa? Ma: Dopo il colloquio siamo più capaci di agire di prima?
Per approfondire: Decisioni e responsabilità e Trasparenza che rende capaci di agire.
Inquadramento: La procedura è un aiuto pratico redazionale. Non afferma né che ogni riunione debba concludersi con un sì o con un no, né una frequenza empiricamente accertata di blocchi decisionali.