Spazio di riflessione
Perché più controlli non creano automaticamente più fiducia?
Dopo un errore viene introdotta un'ulteriore approvazione. Poco dopo anche il passo successivo richiede una firma. Nessuno ha perso la fiducia, si dice. Eppure si documenta, si controlla e si formalizza sempre di più.
Forse questi controlli sono necessari. Oppure stiamo cercando di risolvere con moduli e procedure un problema che riguarda la nostra collaborazione.
Controllo e sfiducia non sono la stessa cosa
Chi modifica un sistema rilevante per la sicurezza, tratta dati sensibili o firma un contratto difficilmente reversibile ha bisogno di controlli adeguati. Sarebbe imprudente eliminarli soltanto in nome della fiducia.
La situazione è diversa per le decisioni in cui il danno potenziale è limitato e una correzione è facile. Se anche in questi casi ogni azione richiede più approvazioni, vale la pena chiedersi quale rischio concreto si stia cercando di gestire.
Un'approvazione può anche servire a nascondere la responsabilità: molti hanno dato il loro assenso, ma nessuno si sente responsabile del risultato. È una possibile conseguenza organizzativa, non una legge empirica generale.
Una domanda di verifica per ogni nuovo controllo
Prima di introdurre la prossima regola, annotate quattro cose: quale danno dovrebbe evitare? Quanto è probabile e quanto sarebbe grave? Chi potrà decidere dopo il controllo? E da che cosa capiremo in seguito se il controllo ha raggiunto il suo scopo?
Se non sapete rispondere, forse la regola non è ancora stata pensata fino in fondo. Viceversa, in situazioni ad alto rischio, un controllo indipendente può essere proprio espressione di responsabilità e fiducia in una procedura solida.
Mi chiederei inoltre se le persone coinvolte possano parlare apertamente di errori, incertezze e opinioni contrarie. Ulteriori controlli servono a poco se le informazioni importanti non vengono espresse per paura.
Osservazione: Il numero dei passaggi di approvazione aumenta. Ipotesi: Alla base potrebbero esserci rischi reali, esperienze negative o responsabilità poco chiare. La mia posizione: La fiducia non è un lasciapassare. Il controllo dovrebbe essere commisurato al rischio, non nascondere una mancanza di fiducia.
La domanda più scomoda è quindi: Abbiamo bisogno di un controllo in più oppure, prima, di una conversazione sul perché non ci fidiamo più gli uni degli altri?
Per approfondire: Collaborazione e leadership e Decisioni e responsabilità.
Inquadramento: La proposta è uno strumento normativo di riflessione, non un'affermazione generale sull'efficacia dei controlli. Gli obblighi di legge e contrattuali restano invariati.