Spazio di riflessione
La tabella è verde. Ma i numeri sono corretti?
Nel rapporto compare un numero con due cifre decimali. Accanto c'è un simbolo verde. Alla riunione successiva diventa un argomento: «L'avanzamento è in linea con il piano». Eppure nessuno sa dire da dove provenga quel numero o quando sia stato verificato l'ultima volta.
Una rappresentazione precisa non rende necessariamente precisa un'informazione. E una tabella ben formattata non trasforma un'ipotesi in un fatto.
Ogni informazione ha uno stato
Prima di basare le decisioni sui numeri, dovremmo sapere se sono comprovati e attuali, ancora ignoti, non confermati, superati, contraddittori oppure attualmente non disponibili. Questi stati non sono intercambiabili.
Per esempio, un fornitore ha stimato un termine di consegna di sei settimane. Finché non esiste un impegno affidabile, quella cifra è un'ipotesi di pianificazione. Se in seguito nello stato del progetto compare semplicemente «Tempo di consegna: sei settimane», senza precisazioni, una stima diventa linguisticamente una promessa.
Anche dati provenienti da fonti corrette possono essere superati. E due fonti affidabili possono fornire risultati diversi se misurano cose diverse.
La prova della decisione
Prendete le due o tre cifre su cui si basa una raccomandazione importante. Per ciascuna chiedetevi: chi l'ha rilevata? Di quando è? Che cosa misura esattamente? Si tratta di un'osservazione, di una stima o di una previsione?
Poi viene la domanda più importante: La nostra decisione cambierebbe se questo dato risultasse sbagliato? Se sì, verificarlo ha la precedenza rispetto a ulteriori miglioramenti della presentazione del rapporto.
Lo scopo non è eliminare ogni incertezza. Alcune decisioni vanno prese in condizioni di incertezza. Ma allora dovrebbe essere chiaro quale incertezza si accetta, chi ne assume le conseguenze e quando si tornerà a verificare.
Osservazione: Un numero viene presentato come certo nel rapporto. Questione aperta: È davvero sufficientemente documentato? La mia posizione: Chi dice «Non lo sappiamo» non fornisce una base decisionale peggiore. Evita che altri scambino una supposizione per una certezza.
Per approfondire: L'incertezza è un'informazione e La persona decide. Il sistema crea chiarezza..
Inquadramento: I sei stati dell'informazione costituiscono una classificazione redazionale tratta dai testi pubblicati di Hosang Consulting. L'esempio numerico è inventato, dichiaratamente illustrativo e non rappresenta un caso cliente.