Analisi di business
Lastenheft, Pflichtenheft o capitolato d'oneri: che cosa deve stabilire il committente prima di un acquisto
Chi vuole confrontare le offerte e decidere con sicurezza deve prima chiarire il proprio fabbisogno. Che cosa va in quale documento e come vengono usati i termini in Svizzera.
Avete in programma un acquisto: un nuovo software, un sistema, un servizio. Prima di richiedere offerte dovete stabilire di che cosa avete bisogno. In Germania questo documento si chiama Lastenheft, nella Svizzera tedesca spesso Pflichtenheft; nella prassi svizzera in lingua italiana, ad esempio in HERMES, il metodo di gestione dei progetti della Confederazione, e nelle raccomandazioni della Conferenza degli acquisti della Confederazione, si parla di «capitolato d'oneri». Nella maggior parte dei casi si intende la stessa cosa: i vostri requisiti in quanto committente.
Un buon documento dei requisiti porta tre vantaggi: chiarezza prima dell'acquisto, offerte confrontabili e una decisione che potrete motivare anche in seguito. Questo articolo mostra a cosa serve ciascun documento, come vengono usati i termini in Svizzera e che cosa deve contenere il vostro documento.
In breve
- Il vostro documento dei requisiti descrive che cosa vi serve e a quale scopo. Secondo la norma tedesca si chiama Lastenheft; nei bandi della Svizzera tedesca si chiama di solito Pflichtenheft, in italiano capitolato d'oneri.
- Gli offerenti rispondono con un'offerta. Un'offerta non è automaticamente un Pflichtenheft ai sensi della norma.
- La responsabilità del fabbisogno spetta a voi. Per elaborare il documento potete farvi affiancare.
Cinque documenti che vengono spesso confusi
La norma tedesca DIN 69901-5 distingue il Lastenheft del committente (specifica dei requisiti) dal Pflichtenheft dell'appaltatore (specifica di realizzazione). Nell'ingegneria dei requisiti il termine Pflichtenheft è talvolta usato in modo diverso: l'edizione tedesca del glossario dell'International Requirements Engineering Board (IREB) lo impiega anche per le specifiche dei requisiti di sistema e di software, senza attribuirlo in modo generalizzato al fornitore. Anche qui conviene quindi chiarire di quale documento si tratta. Nella pratica entrano in gioco altri documenti.
| Documento | Chi lo redige? | Quando? | A cosa serve? |
|---|---|---|---|
| Documento dei requisiti (Lastenheft; nella Svizzera tedesca spesso Pflichtenheft, in italiano capitolato d'oneri) | voi in quanto committente, eventualmente con un sostegno esterno | prima della richiesta di offerte o del bando | definisce fabbisogno, obiettivi, requisiti e criteri |
| Offerta | l'offerente | in risposta alla vostra richiesta o al bando | presenta le prestazioni offerte, il prezzo e le condizioni |
| Concetto di attuazione o proposta di soluzione | l'offerente, spesso come parte dell'offerta | con l'offerta | mostra come l'offerente intende soddisfare i vostri requisiti; base per il vostro confronto |
| Pflichtenheft ai sensi della norma DIN | l'appaltatore | se convenuto, di regola dopo l'aggiudicazione | stabilisce, sulla base del vostro Lastenheft, come verrà realizzata la soluzione; può diventare parte del contratto |
| Specifica dettagliata | i responsabili dell'attuazione, a seconda del progetto il fornitore o la vostra informatica, con il coinvolgimento dei vostri settori specialistici, ad esempio per processi, collaudo e test | durante l'attuazione | descrive la soluzione in modo così preciso da poterla realizzare e testare |
Importante per voi: stabilite nel contratto se dopo l'aggiudicazione verrà ancora redatto un Pflichtenheft ai sensi della norma DIN, chi lo redige e quale documento prevale in caso di contraddizioni. In HERMES la specifica dettagliata è un risultato a sé stante.
In Svizzera il vostro documento si chiama spesso Pflichtenheft (in italiano: capitolato d'oneri)
Nei bandi svizzeri, nei comuni e in molte imprese della Svizzera tedesca il termine «Pflichtenheft» indica di solito il documento del committente; in italiano si parla di «capitolato d'oneri». Questo uso è ben documentato, anche nel metodo di gestione dei progetti della Confederazione, HERMES:
- L'edizione tedesca di HERMES usa il termine Lastenheft e aggiunge espressamente che in Svizzera è chiamato anche Pflichtenheft; l'edizione italiana parla di capitolato d'oneri, parte essenziale della documentazione del bando di concorso. In HERMES i requisiti sono elaborati come risultato a sé stante, i requisiti della soluzione, e da lì confluiscono nel bando.
- Nelle sue raccomandazioni, la Conferenza degli acquisti della Confederazione (CA) chiama capitolato d'oneri il documento del servizio d'acquisto.
- La guida per gli appalti pubblici dei Cantoni romandi (Guide romand) elenca, nella versione tedesca dei suoi modelli di documentazione del bando, il Pflichtenheft tra i documenti che il committente trasmette a tutti gli offerenti e gli dedica un allegato specifico.
- Il Canton Zurigo parla di «Leistungsbeschrieb» o «Devis», il Canton Soletta, nella sua guida HERMES, di Lastenheft.
- La legge federale sugli appalti pubblici non usa nessuno di questi termini, nemmeno «capitolato d'oneri» nella versione italiana. Disciplina il contenuto del bando e della documentazione del bando e parla di specifiche tecniche e di descrizione delle prestazioni.
Nessuno di questi usi è sbagliato. I malintesi nascono quando entra in gioco un fornitore, una norma o un modello dalla Germania e le due parti intendono con «Pflichtenheft» cose diverse. Stabilite quindi nella documentazione del bando o nel contratto quale documento è inteso. Se il vostro servizio d'acquisto dispone di propri modelli, questi hanno la precedenza; lo raccomanda anche HERMES.
Responsabilità ed elaborazione
La responsabilità del fabbisogno spetta a voi, in quanto committente. Solo voi potete decidere che cosa serve e quanto vale. Per questo HERMES attribuisce il compito alla parte committente.
L'elaborazione del documento si può suddividere: i settori specialistici apportano i loro processi, l'informatica le condizioni quadro tecniche, un'analisi di business riunisce i punti di vista e formula i requisiti. La sequenza resta la stessa:
- Chiarire obiettivi e fabbisogno. Che cosa deve migliorare dopo il progetto, e per chi?
- Elaborare il documento dei requisiti. Definire requisiti, condizioni quadro e criteri, distinguendo tra obbligatorio e facoltativo.
- Richiedere offerte o pubblicare un bando. Gli offerenti rispondono al vostro documento.
- Confrontare, decidere, stipulare. Valutare le offerte rispetto ai vostri requisiti, decidere e stabilire nel contratto quali documenti fanno fede.
Sostegno esterno negli appalti pubblici: preimplicazione
Chi ha partecipato ai lavori preliminari di una procedura di aggiudicazione pubblica, ad esempio redigendo la documentazione del bando, è preimplicato. Ciò non comporta automaticamente l'esclusione. A livello federale la materia è disciplinata dall'art. 14 della legge federale sugli appalti pubblici (LAPub); per i Cantoni che hanno aderito al Concordato intercantonale sugli appalti pubblici (CIAP 2019), e quindi per i loro Comuni, dall'art. 14 CIAP, di contenuto identico.
- Quando si arriva all'esclusione: Un offerente preimplicato è escluso dalla presentazione dell'offerta solo se sono soddisfatte contemporaneamente due condizioni. Primo, il vantaggio concorrenziale tratto dai lavori preliminari non può essere compensato con mezzi adeguati. Secondo, l'esclusione non pregiudica una concorrenza efficace.
- Come compensare un vantaggio: La legge cita in particolare la trasmissione di tutte le indicazioni essenziali sui lavori preliminari, la comunicazione dei nomi dei partecipanti ai lavori preliminari e la proroga dei termini minimi.
- Analisi di mercato: Se il committente svolge un'analisi di mercato prima del bando pubblico, gli offerenti consultati non diventano per questo preimplicati. Il committente pubblica i risultati nella documentazione del bando.
Per voi significa: chiarite per tempo se una persona o un'impresa a cui vi rivolgete intende presentare più tardi un'offerta nella stessa procedura. Potrete così pianificare e documentare fin dall'inizio le misure di compensazione. Spetta al committente valutare, nel caso concreto e secondo il diritto applicabile, se l'esclusione sia necessaria. Questa sezione è un'informazione generale, non una consulenza giuridica.
Esempio: come può essere strutturato un Lastenheft
La struttura seguente è un esempio, non un modello vincolante. Si ispira alla struttura della documentazione del bando di concorso di HERMES e può essere adattata sia per le imprese sia per gli enti pubblici.
- Situazione iniziale: organizzazione, motivo, situazione attuale; che cosa oggi non funziona e quanto costa.
- Obiettivi: che cosa deve cambiare, con risultati misurabili.
- Delimitazione: che cosa fa parte del progetto e che cosa ne è espressamente escluso.
- Utenti e parti coinvolte: chi lavora con la soluzione e chi decide.
- Requisiti funzionali: processi, funzioni e dati dal punto di vista degli utenti, ciascuno indicato come obbligatorio o facoltativo.
- Requisiti di qualità e di sicurezza: disponibilità, prestazioni, usabilità, protezione dei dati, sicurezza delle informazioni.
- Condizioni quadro: sistemi e interfacce esistenti, prescrizioni legali, budget, scadenze.
- Esercizio e supporto: chi gestisce, mantiene e supporta la soluzione dopo la sua introduzione.
- Collaudo: criteri e procedura.
- Struttura dell'offerta e valutazione: che cosa devono presentare gli offerenti e in base a quali criteri deciderete. Nei bandi pubblici vanno qui i criteri d'idoneità, i criteri di aggiudicazione con la relativa ponderazione e, se del caso, una ponderazione dei criteri d'idoneità.
- Allegati: bozza di contratto, condizioni generali, quantitativi, descrizioni dei processi.
Per un progetto piccolo spesso bastano poche pagine. Più importante della lunghezza è che ogni requisito sia motivato e abbia una priorità definita. Un lungo elenco di funzioni senza priorità rende difficile il confronto delle offerte.
Se acquistate un software
Con un software si aggiungono punti che spesso mancano nei modelli generici e che più tardi diventano costosi:
- Interfacce: con quali sistemi la soluzione deve scambiare dati, in quale direzione e con quale frequenza?
- Migrazione dei dati: quali dati vengono ripresi dal sistema attuale e chi li ripulisce?
- Esercizio, manutenzione e supporto: chi gestisce la soluzione, di quali tempi di reazione avete bisogno, come vengono installati gli aggiornamenti?
- Costi sull'intera durata d'uso: modello di licenza o di abbonamento, esercizio, adattamenti e uscita, non solo il prezzo d'acquisto.
- Protezione e conservazione dei dati: dove sono memorizzati i dati, chi vi ha accesso, quali prescrizioni del diritto svizzero in materia di protezione dei dati si applicano?
- Uscita: come riavete i vostri dati se cambiate fornitore?
- Collaudo: con quali casi di test verificate se il software supporta davvero i vostri processi?
Un errore tipico: l'elenco delle funzioni tratto dall'opuscolo di un prodotto diventa il documento dei requisiti. Il fornitore descrive allora il vostro problema nella lingua del suo prodotto e le offerte diventano quasi impossibili da confrontare. Descrivete prima i vostri processi e obiettivi; verificate poi se un software standard li copre.
Errori tipici e come evitarli
La soluzione è già nel documento dei requisiti. «Ci serve il sistema X» non è un requisito. Descrivete che cosa si vuole ottenere.
Si pubblica il bando prima che gli obiettivi siano chiari.
Nessuno verifica le offerte rispetto ai vostri requisiti. Ogni scostamento è una decisione. Deve essere presa consapevolmente, non per caso.
Come un'analisi di business vi aiuta prima di un acquisto
Un documento dei requisiti non è un compito burocratico, ma il chiarimento che precede una decisione importante. Un'analisi di business vi aiuta a ottenere tre risultati:
- Chiarezza prima dell'acquisto: settori specialistici e informatica chiariscono insieme obiettivi, processi e requisiti prima che un fornitore imponga la soluzione.
- Offerte confrontabili: i requisiti hanno priorità definite e sono formulati in modo che offerte e proposte di soluzione possano essere valutate in base a essi.
- Decisioni tracciabili: la valutazione delle offerte e la verifica del successivo concetto di attuazione si basano sui vostri requisiti. Potrete dimostrare anche in seguito perché avete deciso così.
Un sostegno esterno è particolarmente utile se settori specialistici e informatica vedono la situazione in modo diverso, se un fornitore ha già proposto una soluzione prima che il vostro fabbisogno fosse chiarito o se internamente mancano il tempo o l'esperienza per un rilevamento accurato dei requisiti. La responsabilità del fabbisogno e della decisione resta vostra.
Domande frequenti
- Qual è la differenza tra Lastenheft e Pflichtenheft? Secondo la norma tedesca, il Lastenheft descrive il fabbisogno del committente e il Pflichtenheft la realizzazione da parte dell'appaltatore. Nella Svizzera tedesca «Pflichtenheft» è spesso usato per il documento del committente, soprattutto nei bandi pubblici; in italiano si parla di capitolato d'oneri.
- Esiste un modello di Lastenheft? Un modello aiuta a impostare la struttura, ma non sostituisce il chiarimento del vostro fabbisogno. Più sopra trovate una struttura di esempio da adattare. Gli enti pubblici usano in primo luogo i modelli del proprio servizio d'acquisto.
- Chi aiuta a redigere il capitolato d'oneri di un bando pubblico può presentare più tardi un'offerta? L'esclusione non è automatica. Chi ha partecipato ai lavori preliminari è preimplicato. È escluso dalla presentazione dell'offerta solo se il suo vantaggio concorrenziale non può essere compensato con mezzi adeguati e l'esclusione non pregiudica una concorrenza efficace (art. 14 LAPub, art. 14 CIAP). Spetta al committente valutarlo nel caso concreto.
- Servono entrambi i documenti anche in un piccolo progetto? Non necessariamente come documenti separati. Le due domande servono comunque: di che cosa abbiamo bisogno? Come verrà realizzato?
Conclusione
Un Lastenheft, nella Svizzera tedesca spesso chiamato Pflichtenheft e in italiano capitolato d'oneri, non è un modulo ma un chiarimento. Chi chiarisce innanzitutto che cosa serve riceve offerte confrontabili, decide in modo motivato e in seguito può collaudare la soluzione correttamente. Se avete in programma un acquisto e volete chiarire i vostri requisiti, posso affiancarvi svolgendo un'analisi di business.
Per approfondire: Trasparenza che rende capaci di agire. Non solo documentata in modo pulito. · HERMES e Scrum: come lavorano insieme
Fonti: HERMES 2022, risultato Documentazione del bando di concorso (Cancelleria federale) · HERMES 2022, Ausschreibungsunterlagen, edizione tedesca con la nota sul termine Pflichtenheft (Cancelleria federale, in tedesco) · HERMES 2022, compito Elaborare il bando di concorso (Cancelleria federale) · HERMES 2022, risultato Requisiti della soluzione (Cancelleria federale) · HERMES 2022, risultato Specifica dettagliata (Cancelleria federale) · Legge federale sugli appalti pubblici (LAPub), RS 172.056.1, art. 14, 30, 35 e 36 · Documento comparativo LAPub/CIAP, DCPA/BPUK, art. 14 CIAP · CA e KBOB, Raccomandazioni per un'impostazione delle procedure di appalto pubbliche conforme alle esigenze delle PMI · Guida per gli appalti pubblici dei Cantoni romandi (Guide romand, CROMP), Canton Vaud (in tedesco) · Canton Zurigo, strumenti e consulenza per gli acquisti (in tedesco) · Canton Soletta, guida alla gestione dei progetti (in tedesco) · IREB, glossario CPRE (edizione tedesca) · DIN 69901-5:2009-01, Projektmanagement, Projektmanagementsysteme, Teil 5: Begriffe (DIN Media, in tedesco)